Chargé d’accueil & Assistant administratif (H/F) – CDI , Herblay (95)

Assistant(e) administratif(ve) et d’accueil, Herblay (95)

Finalité du poste

L’Assistant(e) administratif(ve) et d’accueil assure le secrétariat, la réalisation, le suivi administratif et l’archivage des dossiers. Il/Elle veille à la bonne circulation de l’information au sein de l’entreprise. Il/Elle réalise les activités d’accueil ainsi que les tâches administratives d’appui. À ce titre, il/elle assure le traitement des appels téléphoniques, la réception et l’expédition du courrier et contribue, par la qualité de son travail, à l’image de l’entreprise auprès des collaborateurs, des bénéficiaires et des partenaires.

Vos missions

Accueil physique et téléphonique

• Accueillir les visiteurs et évaluer leur demande.
• Réceptionner les appels téléphoniques et les orienter vers les interlocuteurs concernés.
• Prendre et transmettre les messages.
• Gérer les commandes de fournitures.

Classement et archivage

• Reproduire, diffuser, classer et archiver les documents.

Gestion administrative

• Accompagner les interlocuteurs dans certaines démarches administratives et dans l’organisation de la vie quotidienne.
• Effectuer l’enregistrement, le tri et le traitement des documents.
• Rédiger, sur consignes, les écrits administratifs courants.
• Rechercher et restituer les informations nécessaires.
• Organiser et classer les informations afin d’en assurer le partage et la conservation.
• Gérer les ressources matérielles courantes.
• Assurer le suivi et les commandes de fournitures.

Compétences requises

Savoirs

• Connaissance des modalités d’accueil.
• Maîtrise des techniques de communication.
• Utilisation des systèmes d’information et de communication.
• Connaissance des techniques de prévention et de gestion des conflits.
• Capacité à effectuer une veille documentaire.

Savoir-faire

• Utiliser un standard téléphonique.
• Faire preuve d’une écoute attentive.
• S’exprimer avec aisance, à l’oral comme à l’écrit.
• Respecter et mettre en œuvre les consignes reçues.

Savoir-être

• Être rigoureux(se), organisé(e) et réactif(ve).
• Avoir une excellente présentation.
• Faire preuve de diplomatie.
• Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion.

Outils utilisés

• Pack Microsoft Office
• Standard téléphonique
• Logiciel Ximi

Relations de travail

En interne

• La Direction.
• L’ensemble des services de l’entreprise.
• L’ensemble des salariés.

En externe

• Les bénéficiaires.
• Les salariés.
• Les organismes partenaires (APAL, MDPH, etc.).

Profil recherché

Formation

• Bac professionnel ARCU (Accueil – Relation Clients et Usagers).
• Bac professionnel SAPAT (Services aux Personnes et aux Territoires).
• Bac professionnel Gestion-Administration.
• BTS SAM (Support à l’Action Managériale) ou diplôme équivalent.

Expérience

Une première expérience en tant que standardiste, hôte(sse) d’accueil, agent administratif ou secrétaire est appréciée.

À propos de CLEO Group

CLEO Group est un acteur du service à la personne implanté en Île-de-France et à Lyon. Nous accompagnons les personnes fragilisées pour leur permettre de rester chez elles dans de bonnes conditions.

Nos services couvrent l’aide à domicile, l’accompagnement quotidien, le portage de repas, le transport de personnes ainsi que de petits services de confort comme le bricolage ou le jardinage.